Sivustomme käyttää evästeitä parhaan käyttökokemuksen tarjoamiseksi. Käyttämällä tätä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön. Lue tietosuojaselosteestamme, miten käsittelemme evästeisiin liitettyjä tietoja.

REKISTERISELOSTE

Asiakasrekisterijärjestelmä
1.7.2020

1 REKISTERIN NIMI

Traveldeep asiakasrekisteri

2 REKISTERIN PITÄJÄ

Traveldeep / HAFORES Oy, Myllyväenkatu 1 F 1, 00920 Helsinki

3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Vastuuhenkilönä toimii toimitusjohtaja Nataliya German (nataliya.german@traveldeep.fi).

Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että asiakasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti mm:
– tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa
– huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta
– huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus

4 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Rekisteriasioita hoitavana henkilönä toimii Nataliya German.
Rekisterin hoitajan tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen, antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Järjestelmän tarkoitus on mahdollistaa nykyisten ja tulevien asiakkaiden asiakasrekisterin pitäminen yrityksistä ja yksityisistä henkilöistä, sekä tuotetietojen hallinta ja valvonta asiakaskohtaisesti.

Järjestelmään rekisteröidään Traveldeepin nykyiset asiakkaat ja yhteistyökumppanit.

Järjestelmää käytetään myös postitusluetteloita laadittaessa. Postitusluetteloita laaditaan kohderyhmämarkkinoinnissa, asiakasinfon postituksessa, markkinointitilaisuuksien kutsulistoja laadittaessa.

6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Rekisteröidyt ovat Traveldeepin nykyisiä asiakkaita. Asiakkailla tarkoitetaan niin matkailu- kuin internetpalveluita ostavia asiakkaita sekä matkailupalveluiden tuottajia, kuten loma-asuntojen omistajat ja ohjelmapalveluyritykset. Jotta asiakas voi ostaa Traveldeepin tarjoamia palveluita, tarvitsee Traveldeep asiakkaan yhteystietoja sopimusten täytäntöönpanemiseksi.

Asiakasrekisteri on Traveldeepin välttämätön työkalu markkinoinnissa ja postituksissa sekä arkistohakemistona. Asiakkaalle ei lähetetä suoramarkkinointia ilman tämän hyväksyntää. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus perua hyväksymisensä suoramarkkinointiin.

Lisäksi Traveldeep on velvollinen pitämään rekisteriä majoitusasiakkaistaan Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 perusteella.

7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Tietosisällön muodostavat rekisteröityjen yksityisten henkilöiden ja yritysten nimi ja yhteystiedot.
Matkapaketti- ja majoitusasiakkailta talletetaan lisäksi:
– suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;
– matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä
– matkan ajankohta tai matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä
Silloin kun laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 näitä vaatii.

8 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot saadaan suoraan asiakkailta, tilaisuuksien järjestäjiltä, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä. Tämän lisäksi tietolähteenä käytetään evästeitä Google Analytics ja Google Adwords alustoja käyttäen traveldeep.fi nettisivun käyttäjistä. Käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön käyttämällä selaimella.

9 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Henkilötietoja luovutetaan vain niille Traveldeepin yhteistyökumppaneille, jotka osallistuvat kyseistä asiakasta koskevan palveluketjun tuotantoon tai jotka laskuttavat sopimuksen mukaan palveluitaan suoraan kyseiseltä asiakkaalta. Sama pätee saatavien perimiseen.

Majoittujien tiedot luovutetaan poliisille kuten laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 vaatii.

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10 REKISTERIN KÄYTTÖ JA SUOJAAMINEN

Rekisteriä käyttää koko Traveldeepin henkilökunta. Tietojen rekisteröinnistä ja päivityksistä vastaavat ensisijaisesti Traveldeepin myynti- ja markkinointihenkilöstö.

Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Rekisteristä tulostetaan sopimukset, laskut, laskuhuomautukset, perintäkarhukirjeet, kutsut ja osoitetarrat markkinointitarkoituksiin kuten esitepostitusta ja infokirjeitä varten.

Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat pääsääntöisesti Traveldeepin käytössä. Sen suojaamiseksi on tehty kohtuullisia ja asianmukaisia toimenpiteita.

11 REKISTERIN YHDISTÄMINEN

Traveldeepin asiakasrekisteri on vain omaan käyttöön suunniteltu rekisteri. Päivittäminen tapahtuu asiakkaan antamien tietojen perusteella.

12 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Traveldeepin verkkokaupassa rekisteröityneiden asiakkaiden henkilötietoja aktiivitietokannassa säilytetään toistaiseksi. Rekisteröimättömien asiakkaiden tietoja säilytetään viisi vuotta, jonka jälkeen asiakastiedot poistetaan tilastollisia tietoja lukuun ottamatta (kansallisuus, postinumero).
Matkapaketteihin ja vuokrausvälityssopimuksiin liittyvät tiedot siirretään arkistoon kahden vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä. Arkistossa tietoja säilytetään kolme vuotta.

13 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Rekisteröidylle annetaan palveluiden osto/varaustapahtumassa tai vuokrausvälityssopimuksen tekemisen yhteydessä tieto siitä, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään asiakasrekisteriin ja taloushallinnolliseen tietojärjestelmään. Järjestelmää koskeva rekisteriseloste on nähtävillä rekisterin vastuuhenkilöillä.

14 HENKILÖTIETOJEN TARKASTUS JA KORJAUS

Rekisteröity voi esittää henkilökohtaisen tai kirjallisen pyynnön tarkistaa rekisteritietonsa rekisterin hoitajalta. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää rekisterin vastuuhenkilö. Tarkastusoikeus toteutetaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Paikan päällä esitetty suullinen tarkastuspyyntö voidaan toteuttaa välittömästi, mikäli henkilö voidaan tunnistaa. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa.
Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Yrityksien tiedot tarkistetaan tarvittaessa kaupparekisteristä. Asianomainen henkilö tai yritys voi esittää kirjallisesti korjausta milloin tahansa rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle.
Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 vaatii majoittajatietojen säilyttämistä yhden vuoden majoitusvarauksen alkamisen jälkeen.

15 KIELTO-OIKEUS

Rekisteritietoja rekisteröidyllä on oikeus kieltää käyttämästä tietojaan suoramarkkinointiin ja markkina- ja mielipidetiedusteluihin tai tutkimuksiin. Tämän lisäksi rekisteröidyllä on oikeus ”tulla unohdetuksi” eli he voivat pyytää halutessaan häntä koskevien henkilötietojen poistoa tai siirtämistä tietyin rajoituksin. Tietoja ei voida poistaa, mikäli asiakkaalla on tulevia varauksia tai voimassa olevia sopimuksia Traveldeepin kanssa. Tämän lisäksi laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 vaatii majoittajatietojen säilyttämistä yhden vuoden majoitusvarauksen alkamisen jälkeen.

17 REKISTERIHALLINTO

Traveldeepin toimiva johto käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.

Toimitusjohtaja päättää
– rekisterin kuvauksen ja rekisteriselosteen laatimisesta
– rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
– rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
– rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
– rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.

Rekisteritoimintoja toteuttaa koko Traveldeepin henkilökunta.

18 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.

© 2017 - 2020 Traveldeep